Оптимизация процесса сверки ЕЛС: удобная отчетность для бухгалтерии в ПК «МЦ-Слежение»

В программном комплексе «МЦ-Слежение» реализован функционал подготовки выверенных погрузок для бухгалтерии на основе данных с ЕЛС (единый лицевой счет компании в РЖД), для работы которого нужен полноценный модуль "Погрузки / Сверка факта".

Функционал сравнивает данные из перечней ЕЛС с выверенным фактом перевозки и корректно в автоматическом режиме распределяет общую сумму/вес из счета-фактуры на каждый вагон, включая накопительные ведомости.

Для работы функционала необходимо настроить загрузку в «МЦ-Слежение» данных по каждой пятидневке с ЕЛС и накладных ЭТРАН, а также обеспечить контроль (и дополнение информацией) погрузок в «МЦ-Слежение» для формирования выверенного факта по перевозкам.

Чтобы получить итоговый отчет ЕЛС с повагонной детализацией, пользователю по заранее настроенным сценариям необходимо выполнить сверку данных с ЕЛС с выверенным фактом перевозки, в результате чего суммы, вес и другие параметры из накладной «ЭТРАН» распределяются по перевозкам из счета-фактуры, а также формируются записи согласно детализации накопительной ведомости.

Кроме того, с помощью специальных отчетов в «МЦ-Слежение» пользователем контролируются итоговые суммы по накладным на предмет расхождения с общими суммами из перечня ЕЛС. Если расхождение будет выявлено, пользователю нужно будет принять решение о корректировке суммы через выделение в претензию или на отдельный счет.

При обработке пятидневок с целью подготовки итогового отчета для бухгалтерии по списаниям с ЕЛС в автоматическом режиме в «МЦ-Слежение» формируются записи с детализацией накопительных ведомостей до вагона с делением сумм сборов согласно детализации.

В результате пользователь получает итоговый отчет с данными ЕЛС РЖД, в котором корректно распределены суммы по каждому вагону, включая накопительные ведомости. Отчет имеет всю информацию из актов по пятидневкам, накладных «ЭТРАН», пользовательские разметки, что позволяет распределять суммы перевозок по ГО/ГП, клиентам, операторам и прочим аналитическим разрезам.

Внедрение функционала сверки ЕЛС клиенту с объемом перевозок 18 тысяч груженых рейсов в месяц.

К нам обратилась компания, которая все взаиморасчеты с клиентами/соисполнителями по перевозкам выполняла в Excel. Выверку факта перевозки данная компания производила в собственной производственной системе, которая позволяла формировать только рейсы по дислокации. В сторонней программе вручную выполнялась загрузка и обработка пятидневок ЕЛС. Вручную в Excel выполнялась обработанная в сторонней программе сверка списаний ЕЛС с выверенным фактом перевозки, которую получали из собственной производственной системы.

В целом на обработку одной пятидневки по основному акту с количеством 15-18 тысяч записей пользователи тратили суммарно от 3 до 5 рабочих дней.

После внедрения комплекса «МЦ-Слежение» клиент получил возможность все действия по обработке ЕЛС выполнять в единой среде программы «МЦ-Слежение», куда по АСУ-АСУ в автоматическом режиме загружаются все данные из «ЭТРАН», а именно: накладные, перечни, акты и накопительные ведомости.

В «МЦ-Слежение» в автоматическом режиме формируется выверенный факт перевозки по настроенным правилам.

Все взаиморасчеты с клиентами и операторами парка теперь также выполняется в «МЦ-Слежение» вплоть до формирования актов, которые выгружаются по АСУ-АСУ в бухгалтерскую программу.

В автоматизированном режиме по настроенным сценариям пользователь контролирует процесс сверки данных ЕЛС с выверенным фактом перевозок, получая итоговый отчет для финансистов компании по списаниям за перевозки и прочие услуги с детализацией до вагона/сбора.

Сегодня данная компания на обработку одной пятидневки (по основному акту) с количеством 15-18 тысяч записей тратит суммарно 1-3 часа рабочего времени, что является существенной экономией трудозатрат по сравнению с предыдущим периодом обработки пятидневки от 3 до 5 дней.