Автоматизация процессов формирования актов ВР и ТМЦ для железнодорожных грузоперевозчиков

Один из наших крупных клиентов столкнулся с серьезной проблемой при ведении документооборота. Компания клиента ведет учет актов выполненных работ (АВР) и актов торгово-материальных ценностей (ТМЦ) во внешней системе, но для их учета в программном комплексе «МЦ-Слежение» требовался ручной ввод информации. Данная ситуация приводила к дублированию трудозатрат сотрудников и повышению риска возникновения ошибок при переносе данных.

Как известно, программный комплекс «МЦ-Слежение» уже содержит процесс учёта товарно-материальных ценностей (ТМЦ), обеспечивающий электронный документооборот по учету деталей. Он позволяет организовать складской учет: поступление, перемещение, выбытие, замену, списание и реализацию деталей. Функционал учитывает ремонт вагонов в разрезе замены деталей, включая подкатку-выкатку колес. Все операции с деталями оформляются электронными документами с сохранением полной истории изменений и авторства каждой операции. Также в системе «МЦ-Слежение» реализован учет актов выполненных работ (АВР), который позволяет вести расчеты с депо и контролировать расходы компании на ремонт вагонов.

На основе обращения клиента специалисты "МЦ-Сервис Инжиниринг" разработали комплексное решение, полностью автоматизирующее процесс формирования АВР и ТМЦ. Благодаря интеграции с существующими системами учета, решение позволяет сохранить инвестиции в текущую IT-инфраструктуру, минимизируя затраты на модернизацию.

Данное решение позволяет клиентам загружать данные из любых внешних источников непосредственно в специальные таблицы базы данных ПК «МЦ-Слежение». После загрузки информация автоматически обрабатывается и преобразуется в необходимые документы. Это особенно важно для компаний с распределенными филиалами, где требуется централизованный подход к управлению документацией.

Особое внимание было уделено разработке трех процессов формирования документов:

• формирование стандартных АВР;
• создание актов ТМЦ;
• гибридный механизм для документов капитального ремонта колесных пар, где АВР связывается с соответствующим актом ТМЦ.

Для каждого типа документа в системе предусмотрены специальные таблицы с четко определенной структурой полей. В заголовке указываются общие параметры документа (дата, договор, стороны и т.д.), а в детализации содержится информация по каждой позиции. Система поддерживает как обязательные, так и необязательные поля, что делает ее гибкой для работы с различными типами документов. Гибкость решения позволяет быстро адаптироваться к изменениям в нормативной базе или внутренних требованиях компании.

Для обеспечения надежности внедрена система логирования ошибок. При возникновении проблем в момент загрузки данных система фиксирует ключевую информацию: название процесса, идентификатор записи и текст ошибки, на основании которой данные ошибки можно оперативно выявлять и исправлять. Такая прозрачность процессов снижает риски при проверках со стороны контролирующих органов.

Частота обновления данных настраивается индивидуально, стандартный интервал составляет 15 минут. При этом объем загружаемых данных не ограничен. Он адаптируется под конкретные потребности заказчиков:

• настраиваются параметры загрузки;
• добавляются уникальные поля;
• реализуются новые типы документов через систему заявок в Redmine.

Отчетность о загрузке данных доступна в базе данных, а также могут быть созданы дополнительные пользовательские отчеты по запросу клиента. Это особенно важно для компаний, которые нуждаются в регулярной аналитике для принятия решений.

По результатам внедрения у нашего клиента решение показало свою эффективность, полностью исключив ручной ввод данных сотрудниками клиентской компании и связанные с этим риски ошибок. Благодаря гибкой архитектуре система может быть успешно применена другими компаниями железнодорожной отрасли, которым необходима обработка большого объема документов из различных источников. Решение помогает повысить конкурентоспособность за счет оптимизации бизнес-процессов и сокращения операционных расходов.